Kako napisati primerno in efektivno zadevo e-maila
Na tedenski ravni pošljemo nešteto e-mailov. Če smo iskreni, preveč. Kar je zanimivo, da skoraj vsakega od njih začnemo na enak način. Sicer verjamemo, da sporočila prilagajamo različnim situacijam, ampak, ko pogledamo so vsi naslovi sporočil precej generični, medsebojno podobni in neizstopajoči.
Ste se kdaj spraševali, kako to, da že kar nekaj dni ne dobite odgovora?
Naj vam zaupamo manjšo skrivnost. Vaše sporočilo je ostalo spregledano v kupu nešteto ostalih sporočil, ki jih vaši naslovniki prejmejo. Dejstvo je, da naokrog kroži res veliko število e-poštnih sporočil in skoraj nemogoče je temeljito pregledati vsakega izmed njih, bodisi nalašč ali ne.
Da bi v poplavi vsega, kar nas na dnevni bazi obkroža, pritegnili pozornost, je prvi korak že ta, da od situacije do situacije smiselno prilagajamo zadevo in uvod e-poštnega sporočila. Ravno zato smo pripravili nekaj idej, kako lahko začnete s pisanjem e-mailov, da že v prvem stavku ne bi izpadli preveč zategnjeni ali dolgočasni.
Predloge smo kategorizirali na podlagi različnih scenarijev
Pošiljate formalno e-pošto
Sporočilo je namenjeno bolj resni, nadrejeni in pomembnejši osebi. Pri tovrstnih sporočilih ne potrebujete iznajdljivosti in ni vam potrebno toliko izstopati. Morda vas poznajo ali pričakujejo vaše sporočilo – bodite profesionalni in se prikažite v najboljši luči. Nekaj predlogov:
- Dovolite mi, da se vam predstavim.
- Pozdravljeni, kontaktiram vas, da …
- Potrebujem vaš vedno odličen nasvet.
- Že vnaprej se zahvaljujem za pomoč.
- Ko nadaljujete … uporabite naslednje primere:
- Kot obljubljeno, pošiljam …
- Kot sva govorila po telefonu …
- Prosil bi, da mi podate informacijo …
- Preverjam, ali …
- Ponovno se na vas obračam z namenom …
- Da bi bili na tekočem z našim srečanjem …
Pošiljate bolj osebno e-pošto
Tovrstna sporočila so namenjena predvsem osebam s katerimi imate že vzpostavljen odnos. S takšno e-pošto se oglasimo in v kratkem preverimo kakšno je stanje. Namen je predvsem vzdrževanje in negovanje stikov.
- Čestitke za …
- Kako se je odvil vaš zadnji projekt?
- Kako ste?
- Lepo vas je bilo slišati.
- Upam, da ste v redu.
- Upam, da ste v največji meri uživali vikend.
- Upam, da ste teden začeli odlično.
- Upam, da imate super dan.
- Upam, da ste uživali na dopustu.
- Užival sem ob branju vašega zadnjega prispevka.
- Zadnjič me je res nasmejal vaš članek.
- Ravno sem razmišljal o vas.
- Lepo vas je bilo spet videti.
- Spodnji članek me je spomnil na vas.
- ____ mi je dal vaš kontakt.
Če se počutite sproščeno
- Vesel ponedeljek!
- Tu je dobra novica – še en dan nas loči do petka.
- Upam, da uspešno preživljate ta težek teden.
- Upam, da ste že prišli do svoje dnevne doze kave.
- Se opravičujem, ker sem zrušil koncept vašega praznega nabiralnika.
Pošiljate hladno e-pošto
Hladna e-pošta oz ang. “cold mailing” je kontakrianje stikov s katerimi še nimate vzpostavljenega odnosa oziroma jih sploh ne poznate. Namen tovrstnega pošiljanja e-pošte je predvsem osredotočen na prodajo. Cilj je vzpostaviti kontakt, predstaviti sebe oz. svojo storitev / produkt in ponudbo. Bodite pozorni na število poslanih hladnih sporočil, saj bi vas ob prepogostem pošiljanju sporočil neznanim kontaktom sistem lahko prepoznal kot “spam” in tako bi vsa vaša e-pošta pristala v “spam” predalniku naslovnika. Ravno tako bodite pozorni na način komunikacije in dolžino napisanega. Pri tovrstnem tipu sporočila svetujemo upoštevanje napotkov za sestavo prodajnega nagovora ali pa sporočila, ki ga pošiljate ob ponudbi za delo. Vsekakor pa morate biti precej bolj drzni in kdaj tudi malo tvegati. Nekaj predlogov za začetek sporočila:
- 5 minut vašega časa
- Točno to, kar ste želeli – nov e-mail!
- Re: zadeva
_______________________________________________________________________
Zavedajte se, da vsi načini niso primerni za vse situacije, v katerih se nahajajte tekom delovnega dne. Pomembna stranka, nadrejeni in kdo, ki se predstavlja za bolj resno osebo, bo vsekakor želel bolj formalen nagovor.
Prepričani smo, da se lahko spomnite novih načinov, kako začeti dolgočasne službene e-maile, le pomisliti je treba na drugo osebo in ideje bodo padale same od sebe.
Ste novi na delovnem mestu in ne veste, kako se prikupiti novim sodelavcem?
