Prijemi za učinkovitejše upravljanje s časom na delovnem mestu
Zagotovo ste se v službi kdaj znašli v situaciji, ko vas čaka obilica dela, ki od vas zahteva zbranost, vas pa nenehno motijo vrvež v pisarni, sodelavci s svojimi vprašanji, telefonski klici in poplava elektronskih sporočil. Hrup in trušč lahko nekoliko ublažite z ušesnimi čepki ali s poslušanjem glasbe preko slušalk. Toda kaj storiti z nakopičenim delom, ki ga morate nujno opraviti danes?
V takšnem primeru je nujno, da znate upravljati s časom, ki ga imate na voljo – da zmanjšate stres, povečate produktivnost in izboljšate lastno počutje. Če so upravljanje, organiziranje in razporejanje časa za vas veščine, ki jih še niste povsem osvojili, ne skrbite, saj se tega lahko naučite. Spodaj bomo našteli nekaj prijemov, s katerimi boste lažje upravljali s časom in bili pri delu še bolj učinkoviti.
Kaj pravzaprav je upravljanje s časom?
Upravljanje s časom je proces zavestnega načrtovanja in nadzorovanja časa, ki ga porabite za določeno nalogo, da bi povečali svojo učinkovitost pri delu. Zato si nekateri zaposleni zastavijo jasne časovnice, pišejo sezname opravil in »pocrkljajo« sami sebe z manjšimi nagradami, kadar uspešno opravijo določeno nalogo ali aktivnost. Ključen dejavnik za uspešno upravljanje s časom je notranja motivacija posameznika; pri tem je treba v vse skupaj vložiti nekaj truda, saj sama motivacija ne bo dovolj, če želite biti uspešni na dolgi rok, ampak boste morali dobre navade za učinkovitejše delo in življenje gojiti in negovati. Da bi usvojili dobre navade in prevzeli nadzor nad porabo svojega časa, smo tukaj našteli nekaj nasvetov in strategij za lažji začetek.
1. Izvedite revizijo svojega časa
Najprej ocenite, kako dejansko preživljate oziroma porabljate svoj čas. Izdelajte vizualni zemljevid ur, ki jih porabite za delo, izobraževanje, hišna in gospodinjska opravila, vožnjo v službo, družbena omrežja in prostočasne dejavnosti. Nato se lahko poglobite v izobraževanje ali službo in svoj prejšnji teden razdelite na dneve in nato ure. Koliko časa ste potrebovali, da ste spisali tisto poročilo? Se je morda delo na projektu zavleklo, ker ste vmes brskali po telefonu? Na podlagi teh odgovorov si lahko postavite cilje. Če boste vnaprej načrtovali in določili časovne omejitve za posamezne delovne naloge ter pravilno razvrščali prednostne zadeve, lahko sprostite čas za tisto, kar je vam najpomembnejše – prijatelje in družino.
2. Razdrobite delo na »obvladljive koščke«
Ko boste imeli boljšo predstavo o tem, kaj so vaše prioritete, je postavljanje omejitev odlično orodje za upravljanje časa. Obstaja več možnosti, kako lahko svoj čas razdelite na »obvladljive koščke«. Preizkusite metodo Paradižnik (orig. Pomodoro, op.a.), ki jo je v poznih 80-ih letih razvil takrat še študent Francesco Cirillo zaradi preobremenjenosti s študijem in nalogami. Metoda narekuje, da svoje delo razdelite na 25-minutne intervale, med katerimi si vzamete pet minut odmora. Po štirih »paradižnikih« si lahko vzamete daljši odmor, ki traja med 15 in 30 minut. Metoda Paradižnik spodbuja koncentracijo in lajša duševno utrujenost, kar je še posebej uporabno pri izvajanju raziskav, učenju za izpite ali kadar želite dokončati projekt. Kadar delo razdrobite na manjše koščke, postanejo veliki projekti in cilji manj zastrašujoči, kar za vas pomeni manj odlašanja in več produktivnosti.
3. Delajte zgolj eno stvar hkrati
Za večino od nas je večopravilnost na splošno manj učinkovita kot osredotočanje na zgolj eno nalogo naenkrat. Čeprav je »multitasking« precej opevan, pa običajno ne obrodi kakovostnih sadov. Kadar počnete preveč stvari hkrati, vplivate na svoje kognitivne sposobnosti, posledično pa se počutite neproduktivni ali nezadovoljni s svojim napredkom. Če pa si čas razporedite tako, da dokončate eno nalogo, preden začnete z drugo, boste pozitivno vplivali na lastno počutje in si za nameček še povečali samozavest. Poleg tega je lahko koristno razdeliti naloge na posamezne segmente. Če ste na primer pisec besedil, lahko ponedeljek posvetite raziskovanju, od torka do četrtka pišete, medtem ko petek namenite urejanju tekstov.
4. Nagradite se
Nagrade so lahko odličen vir motivacije, kadar vam uspe usvojiti dobre navade za upravljanje časa. »Pocrkljate« se lahko za vsako pomembno nalogo, ki jo opravite, nagrada pa ne rabi biti vselej ekstravagantna ali draga. Včasih je dovolj, da si vzamete odmor in uživate v svojem najljubšem prigrizku, se odpravite na kratek sprehod, pet minut meditirate, pokličete prijatelja ali družinskega člana ali pa morda poslušate epizodo najljubšega podcasta. Za večje nagrade se lahko prepustite dejavnostim, kot je branje knjige v kadi, načrtovanje žura s prijatelji ali rezervacija nekajdnevnega oddiha. Takšne nagrade vam pomagajo preživeti tista še posebej težavna delovna obdobja in najbolj naporne projekte.
5. Uporabljajte aplikacije za zmanjšanje motenj
Včasih samo nagrajevanje in dobri nameni niso dovolj, da bi ostali osredotočeni na delo. Aplikacije (Forrest, StayFocused, Freedom itn.) ali dodatna programska oprema za brskalnik vam lahko pomagajo zmanjšati motnje, tako da vam preprečijo uporabo družbenih omrežij ali brskanje po telefonu.
Na vas je, da si s pomočjo zgoraj opisanih prijemov ustvarite strategijo, ki bo odgovarjala vašim potrebam glede upravljanja s časom. Da bi zase vzpostavili res najučinkovitejše (dolgoročne) navade, je priporočljivo poskusiti z več tehnikami, saj boste le na ta način videli, katera je vam najbolj pisana na kožo.
Nasvet je za vas napisala: ekipa MojeDelo.com
