Postavite si cilje, ki si jih želite doseči. Razdelite jih na manjše in si časovno določite datum, do katerega jih želite izpolniti. Zaupajte jih tudi svojim bližjim. S tem, ko jih boste zaupali drugim, boste bolj motivirani, da jih boste uresničili v želenem obdobju.
Določite prednostno lestvico!
Ko veste, česa vse se boste lotili, si morate določiti, kaj od tega ima prednost. Niso vse dejavnosti enako pomembne. Razvrstite jih po merilih, upoštevajte pomembnost, potreben čas za izvedbo, razmislite, kje je treba v proces vplesti še druge ljudi. Vedno se najprej lotite najnujnejših stvari, šele nato se posvetite tistim, ki lahko počakajo. Poskrbite tudi za to, da si ne boste zastavili preveč ciljev. Vedno ocenite, katere dejavnosti vam bodo prinašale največ učinkov. Tiste, ki se v preteklosti niso izkazale za najboljše, pa raje opustite in ne izgubljajte časa z njimi.
Analizirajte svoje dejavnosti!
Samoocene se lotite tako, da zapišete dnevnik dejavnosti vsaj en teden zaporedoma. V dnevnik zapišite vse dejavnosti, ki ste jih naredili v posameznem dnevu, in koliko časa so trajale. Najbolje je, da jih zapisujete sproti in da dejavnosti kategorizirate, saj vam bo omogočilo učinkovitejšo analizo. Zapisujte vse, koliko časa potrebujete za delo, odmore, pogovore s sodelavci, telefonske klice…. Na podlagi zapisov naredite oceno koristnosti in pomembnosti posameznih dejavnosti. Če denimo polovico svojega časa porabite za dejavnosti, ki niso pomembne za doseganje zastavljenih ciljev, si dejavnosti prilagodite, da boste uspešnejši pri doseganju zastavljenih ciljev.
Skrbno načrtujte!
Koledar naj postane vaša stalnica. Pripravite si dnevne, tedenske in mesečne urnike z opravili. Ena ura načrtovanja prihrani deset ur dela. Natančno določite, kdaj boste posvetili čas posameznim nalogam in obveznostim. Načrtovanje naj zajema seznam vseh delovnih nalog in vzpostavitev njihovega časovnega okvira. Priporočljivo je, da imate dnevne ali tedenske sezname opravkov. Seznami opravil so odlično orodje za motivacijo, saj sproti opominjajo na zastavljene odgovornosti. S temeljitim načrtovanjem tudi lažje spremljate svoj napredek. Vseeno pa si pustite tudi neko mero fleksibilnosti za zamude in druge nepredvidljive dejavnike.
Dnevno spremljajte izvedbo!
Po koncu dneva preverite, kako uspešni ste bili pri doseganju zastavljenih ciljev. Če je, kakšnega od ciljev niste dosegli, ga načrtujte v naslednjih dnevih. S samooceno dejavnosti svoje cilje primerjate in ocenite svojo uspešnost ter se tako prepričate, ali uspešno napredujete po zastavljenem načrtu. Izboljšate se lahko tudi tako, da se učite iz svojih napak. Med najpogostejšimi napakami so neuspešno sledenje seznamu opravkov, neuspešno soočanje z motečimi dejavniki pri delu, nepravilno določanje katera naloga ima prednost, odlašanje z zoprnimi, težjimi nalogami, postavljanje prezahtevnih ciljev.
Upoštevajte naslednja pravila:
• Zastavite si dolgoročne in kratkoročne cilje!
• Sestavite listo dejavnosti, ki jih morate narediti.
• Pripravite načrt dela in aktivnosti za vsak dan.
• Analizirate dan.
• Recite NE vsemu, česar ne potrebujete in kar ni v okviru ciljev, ki ste si jih zastavili.
• Ne odlašajte. Naredite vse, kar ste si zastavili, skladno z načrtom!
